Mer sykefravær i åpent kontorlandskap
Ansatte som jobber i åpent kontorlandskap eller deler kontor har høyere risiko for å bli sykmeldt, viser ny forskning. Det ekstra sykefraværet kan koste så mye som 6 milliarder kroner i året.
Åpent kontorlandskap har blitt stadig mer populært de siste årene, både i privat og offentlig sektor. Ikke minst fordi det er plasseffektivt, og dermed kostnadseffektivt.
En studie STAMI har gjort, viser imidlertid at kostnaden i form av økt sykefravær kan være betydelig. Ifølge undersøkelsen er risikoen for sykmelding fra lege henholdsvis 18 og 12 prosent høyere for de som deler kontor eller jobber i åpent kontorlandskap enn for de som har eget kontor.
– Resultatene i vår studie bekrefter tidligere funn fra Sverige og Danmark. Men en vesentlig styrke ved vår undersøkelse er at vi har brukt legemeldt sykefravær fra NAV, fremfor selvrapporterte data, som vil si at ansatte selv oppgir om de har hatt sykemeldingsperioder, skriver forskerne om undersøkelsen.
Lengden på sykefraværet er det samme
Lengden på sykefraværet er imidlertid ikke påvirket av om ansatte deler kontor, jobber i åpent landskap eller har eget kontor.
– Analysene våre viser er at det ikke er forskjell i antall dager med sykefravær mellom ansatte med ulike kontorløsninger når man først har blitt sykemeldt. De har altså samme lengde på fraværet når man først har blitt syk. Det heller er ingen grunn til å tro at ansatte i åpne og delte landskap skal har mer plager enn ansatte i cellekontor når de først har blitt syke. Resultatene viser bare at de er oftere syke, sier forsker Morten Birkeland Nielsen til Simployer.
Usikker årsak
Forskerne bak STAMI-undersøkelsen tror årsakene til økningen er sammensatte, men trekker frem økt fare for smitte, støy og andre forstyrrelser, samt manglende mulighet til å konsentrere seg, som sannsynlige forklaringer.
– Vi har planer om å følge opp studien og vil blant annet undersøke om det er forskjeller i spesifikke helseplager blant ansatte med ulike kontorløsninger, opplyser Birkeland Nielsen.
Koster mer enn 6 milliarder
Et regnestykke Simployer har satt opp basert på tall fra STAMI og Sintef, tyder på at det ekstra sykefraværet har en samlet kostnad på mer enn 6 milliarder kroner i året.
Regnestykket tar utgangspunkt i at overkant av en halv million arbeidstakere som jobber på delt kontor eller i åpent kontorlandskap i gjennomsnitt har 4,38 ekstra dager med sykmelding hvert år. Hvis vi tar utgangspunkt i Sintef sitt anslag på ca. 3000 kroner pr. sykefraværsdag i tapt produksjon og økte kostnader, blir totaltallet for disse mer enn 20 millioner ekstra sykefraværsdagene over 6 milliarder kroner i året.
Må inn i kartlegging og risikovurdering
Simployers HMS-rådgiver Anne Sandtorp sier forskningen er interessant, og at arbeidsgivere som planlegger eller allerede har ansatte i delte kontorer eller åpent kontorlandskap, må ta dette inn i sin kartlegging og risikovurdering.
– Åpent kontorlandskap er en arbeidsmiljøfaktor som kan ha stor påvirkning på arbeidet, og som en arbeidsmiljøfaktor skal det kartlegges på linje med andre faktorer i virksomheten. Arbeidsgiver skal ha oversikt over utfordringer i sin virksomhet, herunder åpent landskap, og utfordringene skal kartlegges og risikovurderes uavhengig av sykefravær.
Med bakgrunn i risikovurderingen må arbeidsgiver iverksette tiltak for å redusere risikoen.
Viktig å kartlegge årsakene
Anne Sandtorp i Simployer mener det er bra at forskerne planlegger å følge opp med tanke på å undersøke om det er forskjeller i spesifikke helseplager blant ansatte med ulike kontorløsninger.
— En slik undersøkelse kan være vesentlig for valg av tiltak for å begrense «sykefraværseffekten» av delt kontor og kontorlandskap. Dette er også en type undersøkelse eller kartlegging som det kan være vanskelig for arbeidsgiver å gjøre selv, siden hver og en arbeidsgiver har et nokså begrenset antall sykmeldinger å ta utgangspunkt i. Det betyr både at resultatet ikke nødvendigvis blir så representativt, ikke en gang i den enkelte virksomheten, og det vil kunne oppleves mer ukomfortabelt og privat å snakke om enn det både leder og medarbeider setter pris på, sier Sandtorp.
Hun understreker at vi absolutt må snakke med hverandre om funksjonsevne, og hva vi klarer og ikke, men at hun mener det vil være bra å ha et underlag basert på et større utvalg enn den enkelte virksomhet.
– Da kan man vurdere og diskutere betydningen av funnene i den enkelte virksomheten, og så se på forebyggende tiltak for alle eller evt. grupper med spesielle arbeidsoppgaver, avslutter Sandtorp.
Dette kan bedre sykefraværet
Gi hverandre tilbakemeldinger
Ikke bare fra leder til ansatte, men ansatte i mellom. Gi ros i plenum, ris i enerom. Fokuser på det som har vært bra. Skriv det ned og heng det opp.
Lag rutiner for hvordan melde inn sykefravær
I Ortopedisk klinikk har ledergruppen i samarbeid med prosjektgruppen utarbeidet en rutine for melding av fravær, der både ansatte og leders plikter kommer godt fram, for eksempel at alle må ringe og snakke direkte med nærmeste leder.
Ha faste morgenmøter med debrifing
Det er viktig at ansatte får snakket sammen, koordinert seg, og luftet eventuelle problemer før vakten starter.
Sørg for at lederne er tilgjengelige
Å være synlig ute i avdelingen er det viktigste du gjør som leder, ifølge seksjonsleder Pia Tangstad. Da fanger du opp stemninger og eventuelle utfordringer. Hun går aldri hjem uten å gå innom avdelingen for å snakke med kveldsvaktene. Hun spiser også lunsjen sammen med sine ansatte. Å være tilgjengelig innebærer også å svare ansatte raskt på mail, telefon og sms.
Kartlegg hvilke hjelpemidler som kan gjøre arbeidsbelastningen mindre og gå til anskaffelse av dette
Lag felles skriftlige rutiner og gode systemer
Mange rutiner er overført kunnskap. Få det ned skriftlig og sørg for at det er likt, kjent og tilgjengelig for alle
Sett sykefraværsarbeidet i system
Sykefravær er sammensatt. Sørg for å få en oversikt over hvor skoen trykker og på hvilke områder det gjelder. Ha tett oppfølging av den ansatte – vær i dialog
Det er lurt å lære av andre
Selv om arbeidsplassene er ulike, finnes det felles mønstre og metodikker for hvordan det er lurt å jobbe med sykefravær. Ortopedisk klinikk på Ahus søkte om deltakelse i og fikk være med i KLPs arbeidsmiljønettverk. De ble blant annet gjort kjent med Sørlandet sykehus som har hatt stor suksess med sitt sykefraværsarbeid. De fikk også økonomisk støtte til prosjektet.
Forankring i ledelsen er avgjørende for å lykkes! Prosjektet i seg selv har liten verdi og kommer ingen vei uten dette.
Sykmeldinger smitter
Sykmeldinger fører til overraskende mye sykefravær blant kollegaene til dem som er sykmeldt, ifølge en norsk studie. Studien viser at dersom en ansatt sykmeldes av fastlegen i fem arbeidsdager, vil de nærmeste kollegaene øke sitt sykefravær fra jobben med i gjennomsnitt to dager. Det samme gjelder motsatt vei. Blir fastlegen strengere med å sykemelde deg, så reduseres også sykefraværet til kollegene dine.
Sosial smitteeffekt
– Vi finner en sterk og tydelig effekt. Det er helt klart at kollegaer påvirker hverandres sykefravær, sier forsker Harald Dale-Olsen ved Institutt for samfunnsforskning i Oslo til forskning.no.
Forskerne mener at selv om virus og bakterier åpenbart smitter, så er det ikke det de måler. Ei heller mener de at kollegaenes fravær skyldes merbelastning.
– I stedet er det en sosial interaksjonseffekt vi måler, eller det mange kaller sosial smitteeffekt, sier de to.
Funnene er publisert i artikkelen Spillovers from gatekeeping – Peer effects in absenteeism i Journal of Public Economics.
Langvakter reduserer sykefraværet
Professor Anette Harris ved Universitetet i Bergen (UiB) forsker på arbeidstidsordninger og sykefravær. Sammen med et forskerteam har hun undersøkt effektene av såkalte langvakter blant sykepleiere, skriver JobbAktiv i en pressemelding. Totalt 1538 sykepleiere med en snittalder på 42 og et halvt år deltok i undersøkelsen, som varte i en fireårsperiode.
Resultatene viser at pleierne som gikk langvakter hadde mindre sykefravær i de påfølgende tre måneder. Forskerne spekulerer i at den effekten som et ekstra antall fridager langvaktene medfører, gjør at fraværet synker.
Langvakter og ulykkesrisiko
– Utfordringen med lange skift er at samtidig som vi finner at det beskytter mot sykefravær, så er det assosiert med økt risiko for ulykker, så det passer ikke alle steder, men funnene viser at vi bør gå videre med dette. Det som er helt klart både når det gjelder sykefravær og ulykker, er at vi bør redusere sein-tidlig vakter, sier Anette Harris til JobbAktiv.
Sein-tidlig-vakter betyr å gå på jobb tidlig morgen, den påfølgende dag etter å ha vært på seinvakt dagen før.
Slik kan Norge spare milliarder på å redusere sykefravær i omsorgsyrker
Fraværet kan bli lavere dersom vi unngår underbemanning og bruker færre deltidsansatte, ifølge ny studie.
Personer i omsorgsyrker, som lærere og sykepleiere, har i snitt ti prosent sykefravær.
Dette er langt høyere enn det generelle sykefraværet, som er på 4,5 prosent blant menn og åtte prosent blant kvinner.
Høyt sykefravær gir økt underbemanning, og økt underbemanning gjør at de ansatte oftere blir syke, viser modellen forskeren har brukt i studien. For å dekke opp om sykefraværet ansettes flere deltidsansatte.
Kan spare ti milliarder
Skal politikerne løse problemene med høyt sykefravær, burde de styrke arbeidstakerens posisjon på arbeidsplassen, mener Palmer.
– Arbeidstakere som er med å utforme egen arbeidsplass, har lavere fravær. Faste ansettelser kan redusere sykefraværet gjennom økt tilknytning til arbeidsplassen.
I Palmers studie har hun simulert ulike scenarioer i en matematisk modell. Resultatene viser at vi kan spare ti milliarder kroner i året på å fjerne sykefraværet som har rot i underbemanning og den høye andelen deltidsansatte.
– Hvor realistisk dette er, kan diskuteres, men summen på ti milliarder illustrerer hvor viktig det er å finne gode løsninger. Norge får stadig flere eldre, som gjør at behovet for personer i omsorgsyrker vil øke. Dette gjør det desto viktigere å forstå årsakene til høyt sykefravær, sier Palmer.
Høyere enn sammenlignbare land
Rundt 250 000 personer er sysselsatte i omsorgsyrker her til lands. Kostnadene fra sykefraværet i sektoren er cirka 120 milliarder kroner i året, og da tas ikke sykefravær på under en uke med.
– Dette er langt høyere enn sammenlignbare land. Et årsverks sykefravær koster i snitt en million kroner, som går til å dekke sykepenger og rehabilitering. Disse kostnadene tar ikke med hvordan fraværet påvirker verdiskapningen i landet
Flere plager i kvinnedominerte yrker
De vanligste årsakene til sykefravær blant kvinner er muskel- og skjelettplager og psykiske vansker.
– En teori om hvorfor kvinner har høyere sykefravær enn menn, er at kvinner og menn er utsatt for ulike sykdommer, der kvinner har høyere forekomst av nettopp angst, depresjon og muskel- og skjelettplager.
Samtidig viser tidligere forskning at omsorgsyrkene som er dominert av kvinner, er mer krevende fysisk og psykisk enn typiske mannsdominerte yrker, som ingeniørjobber.
– At kvinner har høyere sykefravær fra utbrenthet og muskel- og skjelettplager er derfor naturlig. Samtidig virker det ikke som det er noen effekt av å redusere arbeidsdagen til seks timer, sier Palmer.
En annen forklaring er at kvinner blir utbrente av å ha ansvar for hovedvekten av husarbeid ved siden av arbeidslivet.
– Studien ser ingen sammenheng mellom sykefravær og kvinners rolle i hjemmet. Vi kan ikke avvise at kvinnenes dobbeltrolle har en effekt, men vi kan heller ikke bekrefte det. Årsakssammenhengene i samfunnet er så komplekse at en studie ikke kan dekke alt.
Brukte matematisk modell
For å simulere sykefraværet i omsorgsyrker brukte Palmer en matematisk modell som er laget for å etterligne virkeligheten. Modellen er basert på funn fra tidligere forskning om hva som fører til sykefravær. Den inneholder også tall fra NAV og Statistisk sentralbyrå, med data for alle som bor i Norge. Metoden kalles systemdynamikkanalyse.
– Analysene starter med et problem, som høyt sykefravær, og ut fra teorier om hva som påvirker sykefravær legger man inn relevante variabler i en matematisk modell.
Fordelen med en slik modell er at når beregningene stemmer overens med utviklingen av det faktiske sykefraværet, så går det an å si noe om årsakene. Modellen viser altså hvilke ting som kan forklare det høye sykefraværet.
Hvor lenge må man jobbe for å få nye rettigheter til sykepenger etter maksdato?
Rett til sykepenger
Syk i arbeidsgiverperioden
Sykmeldte kan gå tilbake til jobb uten å avtale med NAV
Nå kan også de som er 100 % sykmeldt gå tilbake til arbeid før sykmeldingsperioden er utløpt uten å gi beskjed til NAV på forhånd. Den sykmeldte trenger bare å gjøre avtale med arbeidsgiveren. Endringen skal gjøre det lettere å komme raskere tilbake i arbeid.
Den sykmeldte er forsikret
Endringen innebærer at en arbeidstaker som er 100 % sykmeldt vil være dekket av yrkesskadeforsikringen hvis arbeidet gjenopptas før sykmeldingsperioden er utløpt. Forutsetningen er at arbeidsgiveren kan bekrefte at det er avtalt med den sykmeldte at arbeidet gjenopptas. Det er ikke noen spesielle krav til hvordan bekreftelsen gis. Hvis det oppstår en sak, holder det at arbeidsgiveren bekrefter overfor NAV at det var avtalt med den sykmeldte at arbeidet var gjenopptatt. Bekreftelsen kan gis både skriftlig og muntlig.
Riktig utbetaling
Søknaden om sykepenger sendes etter at sykmeldingsperioden er over. I søknaden oppgir arbeidstakeren hvor mange timer hun eller han jobbet i perioden. Det gjør at NAV kan justere sykepengene i tråd med dette slik at utbetalingene blir riktig.
Egenmelding etter sykmelding
Hvilke rettigheter til egenmelding har en arbeidstaker som nylig har vært sykmeldt?
Egenmelding kan kun benyttes i starten av en sykdomsperiode. Det betyr at en arbeidstaker ikke kan bruke egenmelding dagen etter at en sykmelding utløper. Egenmelding kan heller ikke benyttes i kombinasjon med graderte sykmeldinger.
Må gjenoppta arbeidet én dag etter kortere fravær
Når fraværet er sammenhengende, blir dette ansett som én sykdomsperiode uansett hvilken diagnose som ligger til grunn for fraværet. I et tenkt tilfelle der en arbeidstaker er sykmeldt med ryggplager og våkner opp med influensa den dagen hun skulle vært tilbake i jobb, kan hun ikke benytte egenmelding og må til lege og få en forlenget sykemelding.
For å kunne bruke egenmelding når man kommer tilbake i jobb etter en sykmelding, er det avgjørende hvor lenge arbeidstaker har vært sykmeldt.
Etter en kortere sykmelding, som er innenfor arbeidsgiverperioden ( 16 dager), er det tilstrekkelig at arbeidstaker har gjenopptatt arbeidet med minst én dag. Et eventuelt nytt fravær som oppstår etter kort tid vil da kunne dokumenteres med egenmelding. Forklaringen er her at arbeidstaker ikke har benyttet noen egenmeldingsdager tidligere i samme arbeidsgiverperiode.
Må opptjene ny arbeidsgiverperiode etter lengre fravær
Der arbeidstaker har vært sykmeldt en lengre periode – utover arbeidsgiverperioden – må arbeidsgiverperioden opptjenes på nytt før egenmelding kan benyttes. Her stilles det krav til at vedkommende har gjenopptatt arbeidet og i tillegg må det herfra ha gått 16 kalenderdager.
Egenmelding kun i arbeidsgiverperioden
Egenmelding kan kun benyttes i arbeidsgiverperioden, det vil altså si de første 16 dagene av et sykefravær der arbeidsgiver er forpliktet til å betale sykepenger. Når det er NAV som dekker sykepengene, kan ikke arbeidstaker bruke egenmelding.
Slik kan ledelsen påvirke sykefraværet i endringstider
Store endringer på arbeidsplassen kan gi økt sykefravær. En ny analyse viser at dette sykefraværet kan halveres hvis ledelsen håndterer endringene på en god måte.
Den danske hovedorganisasjonen FTF har spurt 6000 danske arbeidstakere om hvordan de synes ledelsen håndterer endringer. I tillegg fikk de spørsmål om egen helse, stress og sykefravær.
Det viste seg å være halvparten så mye sykefravær hos de som opplevde at ledelsen håndterte endringene på en god måte.
Analysen viser at de som opplevde at ledelsen håndterte endringer på en meget god måte hadde 5 årlige sykedager i gjennomsnitt. De som derimot opplevde at ledelsen håndterte endringene på en dårlig måte hadde dobbelt så mange, altså ti sykedager i året.
I tillegg til sykefraværet var det stor forskjell på stressnivået hos de ansatte. 7 prosent av de som var fornøyd med ledelsens håndtering av endringene, svarte at de var stresset på en negativ måte. Mens 21 prosent av de som opplevde meget dårlig håndtering av endringer, følte seg stresset. Ansatte i den siste kategorien ble også i større grad utbrent.
Informasjon og støtte
Det er ingen overraskelse at ledelse kan påvirke sykefravær. Og de fleste ledere vet nok mye om hva som er god ledelse når virksomheten skal inn i noe nytt. For eksempel at de ansatte trenger god informasjon, støtte og medvirkning.
Syk i ferien
I forbindelse med ferieavvikling dukker det gjerne opp tilfeller der arbeidstaker blir syk enten før, eller under ferieavvikling. Hvordan skal arbeidsgiver håndtere dette?Ferieloven § 9, nr. 1 inneholder regler om ferieavvikling i forbindelse med sykdom. Bestemmelsen regulerer arbeidstakers rettigheter når sykdom inntrer før ferieavviklingen eller når sykdommen inntrer i ferien.
Syk før ferien
Når det gjelder sykdom som inntrer før ferien, kan arbeidstaker kreve at ferien utsettes til senere i ferieåret. Det stilles krav om at arbeidstakeren må være helt arbeidsufør for å få utsatt ferien. Det holder altså ikke med at man for eksempel, har en gradert sykmelding. Arbeidsuførheten må også dokumenteres med en legeerklæring. Kravet om å få utsatt ferien må fremsettes senest innen utløpet av siste arbeidsdag arbeidstaker skulle hatt før feriens start.
Syk i ferien
Når det gjelder sykdom som inntrer i ferien, kreves det også her hel arbeidsuførhet for å ha rett til å utsette ferien. Kravet må dokumenteres med legeerklæring og fremsettes uten ugrunnet opphold etter at arbeidet er gjenopptatt.
Syk i utlandet
For å ha rett til sykepenger er et av vilkårene at man oppholder seg i Norge eller eventuelt i et EØS-land. Husk at krav til dokumentasjon for arbeidsuførheten må være oppfylt.
Dersom arbeidstakeren blir syk på ferie i et land utenfor EØS, vil personen ha rett til å få erstattet de feriedagene man er syk selv om de oppholder seg i et land utenfor EØS. Dette fordi ferieloven ikke stiller noe krav til hvor man er for å få utsatt ferien ved arbeidsuførhet. Men man har ikke rett til å få økonomisk kompensasjon i form av sykepenger da man verken har oppholdt seg i Norge, eller et EØS-land.
Hva utsetter man?
Dersom man får utsatt ferien sin pga sykdom i ferien, får arbeidstaker kun tilbake de dagene han/hun faktisk var syk i ferien. Har arbeidstaker hatt 4 uker ferie, men var syk i 8 av disse dagene, er det 8 dager han/hun da kan kreve utsatt til senere i ferieåret. Dersom arbeidstaker derimot benytter seg av muligheten til å utsette ferien på grunn av sykdom som inntrer før ferien, utsettes hele ferieperioden. Har arbeidstaker for eksempel avtalt tre uker ferie, men velger å utsette denne på grunn av sykdom før ferien, må han/hun tilbake på jobb så snart man blir frisk, selv om dette er i løpet av disse tre ukene. Arbeidstaker kan ikke forlange å få ta ut resten av ferien som var planlagt her.
Fra laber trivsel til arbeidsglede
– Vi er som et lite sykehus i sykehuset, sier Heidi Hustad.
Hun er seksjonsleder for barneavdelingen ved Barne- og ungdomsklinikken på Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN) i Tromsø.
Hit kommer alle syke barn under 18 år i Nord-Norge, uansett diagnose. Nesten 70 prosent er akuttpasienter.
Det er hektiske dager og alle må hive seg rundt når noe uforutsett dukker opp. Allikevel har de klart å sette av mye tid til å jobbe med arbeidsmiljøet.
14 prosent sykefravær
Sykefraværet ved barneavdelingen var høyt. I perioder helt oppe i 14 prosent. Slik ville de ikke ha det. Derfor bestemte de seg for å ta grep, og ringte IA-rådgiverne sine.
– Arbeidsmiljøet er grunnlaget for det meste som skjer på en arbeidsplass.
Tove Ottem, seniorrådgiver ved NAV arbeidslivssenter i Troms.
– Arbeidsmiljøet er grunnlaget for det meste som skjer på en arbeidsplass. Derfor ble vi enige om at det var det vi skulle jobbe med for å få opp nærværet, forteller IA-rådgiver Tove Ottem ved NAV arbeidslivssenter i Troms.
Men de ansatte ved barneavdelingen hadde hatt flere samlinger om arbeidsmiljø før, og mange følte at de gode rådene forsvant ut med en gang de kom tilbake til den travle hverdagen.
Derfor ønsket seksjonsleder Hustad å bruke et helt år på å jobbe med arbeidsmiljøet denne gangen.
Med fire verktøy fra rådgiverne og stor innsats fra både ledere og ansatte ble dette et nyttig år på flere måter.
Komme til kjernen
– Alle vet at vi skal vise hverandre respekt. Men hvordan gjør vi det? Og vi vet at trygghet er viktig, men hva er trygghet for meg? Hva må du gjøre for at jeg skal være trygg? spør IA-rådgiver Elin Eriksen retorisk.
I praksis var de delt inn i fire grupper, slik at det alltid var nok folk på jobb. Hver av de fire gruppene hadde fire samlinger med IA-rådgiverne i løpet av året. Mellom samlingene har de brukt det de har lært. På neste samling har de delt erfaringer med dette.
– Det er viktig å bruke tid. Ikke bare reise bort i to dager og tro at det løser alt.
Torill Schneider Aarøen, tillitsvalgt.
Fire verktøy
På den aller første samlingen fikk de det første verktøyet: Dialogspillet. Dette brukte de til å finne ut hvilke temaer de skulle jobbe med videre.
– Noen av oss lurte nok på hva vitsen med dette var. Men når vi forsto hva vi skulle bruke kortene til ble folk positive, smiler tillitsvalgt Torill Schneider Aarøen.
Med hjelp fra dialogspillet fant de blant annet ut at de ansatte ønsket klare prosedyrer for debrifing. Det skjer mye i sykehushverdagen, og da er det viktig for både hver enkelt og arbeidsmiljøet å bearbeide følelser og prate fag. I tillegg ville de jobbe med kommunikasjonen seg imellom.
Det andre verktøyet var noe som heter styrkekort. Dette betyr i praksis at alle måtte tenke over og si høyt hva de er spesielt gode på.
– Dette var en ubehagelig oppgave for mange, forteller rådgiver Ottem.
Hun mener det kan være fordi janteloven ligger så dypt i den norske ryggmargen. Men tross ubehag var alle med.
– Folk har blitt flinkere til å bruke styrkene sine mer i hverdagen etter dette, mener vara verneombud Solfrid Kindlihagen.
Siden fikk de en kreativ oppgave, verktøy nummer tre:
Norges beste arbeidsplass
– Vi ba dem se for seg at det kommer en journalist hit i 2017 fordi de har blitt kåret til Norges beste arbeidsplass, forteller rådgiver Ottem.
– De måtte tenke over hvordan det ser ut på avdelingen når de er Norges beste arbeidsplass og hvordan de kom seg dit.
IA-rådgiverne trykket opp en avisartikkel av svarene. Seksjonsleder Hustad holder opp artikkelen som de nå har fått rammet inn. Den skal henges opp på vaktrommet som en påminnelse om hvordan alle ønsker å ha det på jobb.
Vil bli bedre
På den siste samlingen fikk de det fjerde og siste verktøyet. Noe de kaller medarbeiderhjul.
De jobbet frem innholdet i hjulene selv slik at hjulene ble delt inn i flere kakestykker. Så valgte alle to områder de ville jobbe videre med fremover, og utdypet i plenum hvordan de skulle få det til. Noen ville for eksempel bli flinkere til å si ifra til kollegene om både ris og ros.
Seksjonsleder Hustad har tatt kopier av hjulene og har dem med til medarbeidersamtaler:
– Da kan vi prate om hvordan det går. Noen ganger legger man det litt bort, men når vi tar det frem og ser på det så huskes det bedre i hverdagen.
– Vi har blitt tryggere på hverandre og er mer på tilbudssiden alle sammen.
Torill Schneider Aarøen, tillitsvalgt.
Alle er enige om at de ikke hadde fått til alt dette uten å sette av mye tid.
Tryggere på hverandre
Schneider Aarøen mener i tillegg at de stille stemmene kommer mer frem nå som arbeidsmiljøet har blitt bedre. At alle tør å stå mer for den de er og si hva de mener.
Og sykefraværet gikk ned. Fra opp mot 14 prosent før de startet var de helt nede i 5 prosent i sommer. I den litt mer utsatte sykdomstiden nå i høst har det vært på 9 prosent. En reduksjon på 5 prosent fra startpunktet.
Og de gir seg ikke nå. De har bestemt seg for å fortsette å ha tre gruppedager i året hvert år fremover.
Friske opp
– Når vi kommer til de gruppedagene vi skal ha over jul, vil vi kanskje bestille dere inn på en ny runde, sier assisterende avdelingssykepleier Martha Bergum mens hun nikker mot IA-rådgiverne.
– For å friske opp og trekke i litt tråder.
IA-rådgiverne er gjerne med videre. De forteller at de ikke lenger tar korte stunt for arbeidsmiljøet:
– Nå svarer vi at vi trenger et år på å få til en varig endring. Det er ingen som har sagt nei til det enda, smiler IA-rådgiver Tove Ottem.
Men det er ikke bare tid som skal tid. Det handler også om innsats, presiserer Ottem:
– Det er de ansatte som har gjort jobben, ikke vi. Lederne har tilrettelagt og gjort det mulig samt deltatt selv, og vi har vært prosessveiledere og hatt en verktøykasse som vi har plukket fra og utviklet underveis.
Dette har de gjort
- Lang tid i stedet for én kort tur eller samling.
- Fordel at IA-rådgiverne som ikke var en del av det etablerte miljøet styrte prosessen.
- De laget regler for at gruppesamlingene skulle bli gjennomført i den hektiske hverdagen. For eksempel var det ikke lov å avspasere disse dagene.
- De fire hovedmetodene var dialogspill, avisartikkel, styrkekort og medarbeiderhjul.
- Helhet i metodene. Rådgiverne mener det er viktig å vite hvilke verktøy som passer når fordi det er en modningsprosess.
- Lederne fortsetter å plukke opp tråden fremover for at de gode rådene ikke skal gå i glemmeboken.
Saman om ein betre kommune
Saman om ein betre kommune er et program for lokale utviklingsprosjekter. Programmet tar opp problemstillinger på fire områder, deriblant sykefravær.
Forskningen viser at de som lykkes best med dette arbeidet tar utgangspunkt i skreddersydde lokale løsninger, de er opptatt av forankring og de involverer medarbeiderne og de tillitsvalgte/verneombud i arbeidet. Et godt sykefraværs- og nærværsarbeid krever i tillegg kunnskap og ressurser.
Følgende faktorer er viktige å tenke på når man skal jobbe med sykefraværs- og nærværsarbeid:
- Fraværs- og nærværsarbeid er en kontinuerlig prosess som krever konstant fokus og forankring på alle nivåer i organisasjonen – både i den politiske ledelsen, den administrative ledelsen og virksomhetsledelsen
- Sykefraværs- og nærværsarbeid må være en del av virksomhetens overordnede strategier, målbeskrivelser og struktur
- Medvirkning og involvering av ansatte og tillitsvalgte/verneombud er viktig for ålykkes
- Sykefraværs- og nærværsarbeidet må baseres på grundig kartlegging og analyse av problemene i virksomheten før man setter i gang tiltak
- Man bør evaluere effekten av de tiltakene man prøver ut
- Man kan få inspirasjon av andre virksomheters arbeid, men man kan ikke direktekopiere dette arbeidet. Arbeidet må ta utgangspunkt i egen virksomhets utfordringer og skreddersys lokalt. Lokale problemer krever lokale løsninger og det finnes ingen beste praksis for hvordan redusere fraværet eller øke nærværet
- Tallene for sykenærvær bør tas med når virksomheter skal sette i gang tiltak for åbedre de ansattes helse. Man bør ha fokus på balansert nærvær som kombinerer lavt sykenærvær med lavt sykefravær
- Gode oppfølgingsrutiner er viktig
- Tilrettelegging og fleksibilitet er viktig
- Sykefraværsarbeidet må komme til uttrykk gjennom tiltak som dialog mellom arbeidsgiver og syke og friske arbeidstakere
- Samarbeidet med andre aktører er viktig for å bidra til å skape gode rutiner for både forebygging og oppfølging av sykefravær. Særlig samarbeid med bedriftshelsetjenesten ser ut til å ha positiv effekt
Langtidsfriske organisasjoner er preget av følgende:
- En gjennomtenkt lederskapsfilosofi som tas i betraktning også ved rekruttering av ledere
- Intern rekruttering av ledere og i tillegg til å være oppfatt av formell kompetanse er man også opptatt av andre typer kompetanse slik som sosial kompetanse
- Ledere med god kunnskap om virksomheten og virksomhetens regelverk
- Systematiske program for å støtte og utvikle sine ledere
- Lederne har god organisatorisk støtte og nok ressurser til å håndtere arbeidsoppgavene på en god måte
- Utvikling av medarbeiderne og belønning for god innsats
- Det settes av tid til kompetanseutvikling for medarbeiderne
- Ansattes medvirkning og god dialog mellom medarbeidere og ledelsen
- Lederne er lydhøre overfor de ansattes synspunkter og deres arbeidssituasjon
- Lederne ser de ansatte som en ressurs
- De ansatte ser seg selv som en del av en helhet og dette bidrar til opplevelsen avmeningsfullhet
- Ledelsen erkjenner at organisatoriske faktorer kan bidra til dårlig helse hos medarbeiderne
- Innført forebyggende aktiviteter på en strategisk og systematisk måte – gjerne i samarbeid med bedriftshelsetjenesten
- Kartlegginger i virksomheten etterfølges av tiltak
- Sjansen for langtidsfriskhet øker hvis tidspresset i arbeidet ikke er for høyt og detgjelder spesielt for kvinner
- Sjansen for langtidsfriskhet øker hvis man jobber normaltid og det gjelder spesielt for kvinner
- Tydelige mål i arbeidet har en større friskhetseffekt for kvinner enn for menn
- Å ha nok ressurser i arbeidet og opplevelsen av å være fornøyd med kvaliteten pådet arbeidet man utfører betyr mer for langtidsfriskhet for kvinner enn for menn
- Opplevelsen av å ha støtte fra leder betyr mer for langtidsfriskhet for kvinner ennfor menn
Ledelse:
- Det er få studier som undersøker ledelsens direkte effekt på medarbeidernes helse, men mange undersøkelser viser til ledelsens indirekte effekt på medarbeidernes helse
- Studiene viser at en god leder:o Ser og lytter til sine medarbeidere
o Opptrer rettferdig overfor medarbeiderne
o Viser omsorg/omtanke for sine medarbeidere
o Er en som strukturerer arbeidet for medarbeiderne gjennom veiledning.
Denne veiledningen kan komme til uttrykk ved å foreslå løsninger på medarbeidernes arbeidsrelaterte problemer og å legge til rette for arbeidet – særlig i stressende situasjoner
o Lar medarbeiderne kontrollere eget arbeidsmiljø
o Skaper strukturer som bidrar til «empowerment»/myndiggjøring og muligheter
for deltakelse, autonomi og kontroll for medarbeiderne
o Inspirerer de ansatte til å se meningen i arbeidet
o Gir de ansatte mulighet for intellektuell stimulering og kompetanseutvikling
o Er nærværende, støttende og anerkjennende
- Ledelseskvalitet er viktig:o Nærmeste leders tilrettelegging for utvikling av den enkelte medarbeider
o Lederens prioritering av medarbeidernes tilfredshet
o Leders planleggingsevne
o Leders evne til å løse konflikter
- Medarbeiderens opplevelse av ledelseskvalitet henger sammen med faktorer i detpsykososiale arbeidsmiljøet og til de organisatoriske rammene på arbeidsplassen
- Rammebetingelser betyr noe for forutsetningene for å bedrive godt lederskap. Joflere ansatte man har ansvaret for, jo mer utfordrende er det å bedrive godt lederskap
- Hvis leder har lav grad av administrativ støtte i kombinasjon med ansvar for mange ansatte påvirkes lederskapet i negativ retning
- God kommunikasjon med politikere og ledere på høyere nivå er viktig for å i informere om virksomhetens måloppnåelse og budsjett – utfordringer i virksomheten må ses i sammenheng med mer strategiske spørsmål
- Man må våge å ta opp problemer med ledere på høyere nivå
- Informasjon knyttet til arbeidsmiljømessige forhold må ikke sensureres før det når kommunens administrative og politiske nivå. Manglende informasjon om de faktiske forhold kan bidra til utprøving av tiltak som ikke møter utfordringene i virksomheten
Dette fremmer helse hos medarbeiderne:
- Aktivt og systematisk arbeidsmiljøarbeid i virksomheten
- Passe arbeidsbelastning
- Innflytelse og delaktighet
- Positivt arbeidsklima
- Muligheter for kompetanseutvikling
- Helsefremmende aktiviteter
- Godt samarbeid med bedriftshelsetjenesten og andre eksterne aktører
Ved helsefremmende arbeid og sykdomsforebyggende arbeid rettet mot psykisk helse (angst og depresjon) anbefales følgende:
- Tidlig identifisering av problemer gjennom et varslingssystem
- Inkludere arbeidstakerne i alle faser av prosjektet
- Prosjektet må være integrert i ledelsens filosofi
- Inkludere intervensjoner både i forhold til individ, sosialt miljø og arbeidsforhold
- Prosjektet bør dekke både primært og sekundært forebyggende arbeid
- Prosjektet bør iverksettes av et tverrfaglig team, og inkludere ulike tiltak som opptrening, rådgivning og kartleggingsundersøkelser
Tiltaks effekter:
- Tiltak som er rettet mot alle arbeidstakerne i en organisasjon vil i liten grad lykkeshvis det viser seg at det er en liten prosent av de ansatte som står for fraværet. Man
bør i større grad vurdere hvem som faktisk trenger oppfølging og ta i betraktning de
sykemeldtes sosio-økonomiske bakgrunn når man planlegger tiltak
- Grundig kartlegging av arbeidsmiljøet og kartlegging av helseplager blant de ansatteer viktig for å lykkes
- Tiltak knyttet til fysisk aktivitet, livsstilsendring og ergonomisk tilrettelegging fungererbedre enn opplysningstiltak og psykologiske intervensjoner
- Tiltak for stressreduksjon: individrettede tiltak, tiltak som både er rettet mot medarbeideren og arbeidsforholdene og organisatoriske intervensjoner gir små, men positive effekter på utbrenthet, helseplager og angst.
- Ergonomiske tiltak, fysioterapi og bruk av hjelpemidler ser ut til å ha effekt
- De fleste individrettede trivselstiltak har ingen påviselig effekt på sykefravær ognærvær, men kan ha en effekt på generell trivsel.
- Valg av turnusordninger kan ha en effekt
- Fysiske tiltak på arbeidsplassen slik som håndvask i sprit og tilgang til utstyr har eneffekt
- Oppfølging av arbeidsulykker med forebyggende tiltak/aktiviteter
Nøkkelfaktorer for et vellykket IA-arbeid er:
- Forankring i ledelsen
- Forutsetninger for IA-forankring knyttes til:o Leders engasjement, holdninger og verdier
o Leders IA-ansvar og roller
o Leders kunnskap og kompetanse om IA
o Involvering og dialog
- Et godt tillitsforhold mellom ansatte og ledelsen
- Et godt samarbeid med BHT
- At BHT ikke kobler seg for tett opp mot ledelsen i virksomheten.
Langtidsfrisk
Langtidsfrisk handler om å vende fokuset vekk fra sykdom til hva som bidrar til at ansatte og virksomhet holder seg friske. Johnsson m.fl. (2006: 106) fant fire helsefaktorer som er viktig for å oppnå flere langtidsfriske i virksomheten:
1. Bevisst organisasjon og klare mål
2. Kreativt miljø
3. Rådgivende lederskap
4. Åpent arbeidsklima
Videre viser de til elleve ulike faktorer som karakteriserer de langtidsfriske. De:
1. trives svært godt på arbeidsplassen
2. har færre antall fysiske og psykiske plager
3. opplever fysisk belastning som mindre plagsomt enn kontrollgruppen
4. ser positivt på arbeidet sitt
5. er mindre nedtrykte
6. er mindre plaget av søvnforstyrrelser
7. er ikke bekymret for helsen sin
8. er fremtidsoptimister
9. opplever god stemning på arbeidsplassen
10. trimmer men enn fem ganger i uken
11. føler tilhørighet
En svensk studie fra Arbetslivsinstitutet som undersøkte hva som karakteriserte langtidsfriskes arbeidsvilkår fant følgende (Aronsson og Lindh, 2004):
- Langtidsfriskhet følger den tradisjonelle arbeidsmarkedsstrukturen hvor andelenmed flest langtidsfriskhet jobber innenfor teknologi, IKT og kontor og andelen med
lavest langtidsfriskhet jobber innenfor omsorg, skole og industri.
- Langtidsfriskhet kan knyttes til faktorer på arbeidsplassen slik som at man:o Er i riktig yrke og på rett arbeidsplass
o Får støtte fra sjefen
o Har passe med tidspress
o Har høy grad av kontroll
o Opplever å ha nok ressurser til å gjøre en god nok jobb
o Opplever å være fornøyd med kvaliteten på den jobben man gjør
- Langtidsfriskhet kan knyttes til faktorer i privatlivet slik som:o Privatøkonomi
o Arbeidsbelastning
o Relasjoner til nærstående personer
Kan du reise til utlandet når du mottar stønad fra Nav?
Svaret avhenger av hva slags stønad du mottar. Hvis du mottar dagpenger eller sykepenger, kan en ferie i utlandet gi kutt i stønaden. Hvis du ikke melder fra til Nav, risikerer du svindelanmeldelse.
Hvis du mottar ytelser fra Nav og skal ha ferie bør du sette deg godt inn i regelverket som gjelder for den stønaden du mottar.
I 2014 ble 106 personer anmeldt for å ha oppholdt seg i utlandet uten å melde i fra til Nav. Det vil si at de har mottatt stønader som ikke er forenlige med å være i utlandet.
De ble til sammen anmeldt for svindel av 28,4 millioner kroner, opplyser Nav til ABC Nyheter.
Må være i Norge for å motta dagpenger
Det er et krav for å motta dagpenger at du oppholder deg i Norge. Men så lenge du er her i landet, tilgjengelig og aktiv som jobbsøker, kan du oppholde deg andre steder enn der du bor mens du mottar stønaden.
Du har imidlertid ikke rett til dagpenger de dagene du tar ferie. Det kreves at du er reell arbeidssøker når du mottar stønaden.
Ferie med arbeidsavklaringspenger
Du kan ikke reise til utlandet og beholde arbeidsavklaringspengene uten at du har fått godkjennelse til dette av Nav. Du må søke om forhåndsgodkjenning, uavhengig av om Nav har aktiviteter for deg i perioden du ønsker å reise bort.
Dersom du oppholder deg i Norge, kan du ta ferie uten trekk i utbetaling av arbeidsavklaringspenger, så lenge de aktivitetene du har avtalt med Nav kan gjennomføres som planlagt.
Hvis Nav ikke har noen aktuelle aktiviteter for deg i perioden, er du å anse som tilgjengelig for Nav. Da skal du ikke føre fravær på meldekortet, og vil få utbetalt arbeidsavklaringspenger som normalt. Nav anbefaler å ta kontakt med Nav-kontoret før ferien starter, dersom du er i tvil.
Aktivitetsplikt ved sykefravær!
- Innen 8 uker skal du være i en tilrettelagt aktivitet på arbeidsplassen. Arbeidsgiver plikter å tilrettelegge.
- Når du har vært sykmeldt i 8 uker vil NAV kontrollere at aktivitetsplikten følges.
- Dersom du ikke er i slik aktivitet på arbeidsplassen, stoppes sykepengene fra 8 ukers tidspunktet. Unntak kan gis hvis det foreligger tungtveiende medisinsk grunn.
Les mer om unntakene lenger nede på siden.
Sykmeldte (både med og uten arbeidsforhold)
- Sykmeldte har en aktivitetsplikt, som innebærer at det skal pågå arbeidsrelatert aktivitet i sykmeldingsperioden med mindre det er medisinske forhold som hindrer dette
- Ved 8 uker kontrolleres aktivitetskravet spesielt, og den sykmeldte kan få stanset sykepengene hvis plikten til arbeidsrettet aktivitet ikke er oppfylt og det ikke er unntaksgrunner. I så fall varsles den sykmeldte og eventuell arbeidsgiver.
Arbeidsgiver
- Arbeidsgiver har hovedansvaret for oppfølgingsdialogen med den sykmeldte og skal finne løsninger som kan hindre unødig lange sykefravær.
- Ved 8 uker er det avgjørende for sykepengerettighetene at arbeidsgiver og den sykmeldte avklarer tilretteleggingsmuligheter og iverksetter tilpasninger på arbeidsplassen som er nødvendig for at den sykmeldte skal kunne gjenoppta arbeidet.
Lege/sykmelder
- Senest innen 8 uker skal legen skrives en utvidet erklæring. Her må det gis en nærmere redegjørelse for medisinske grunner hvis den sykmeldte ikke kan delta i arbeidsrelatert aktivitet.
NAV
- På dette tidspunktet vil NAV vurdere om aktivitetsplikten er oppfylt og avgjøre om det fortsatt er grunnlag for rett til sykepenger. Samtidig blir det vurdert om det er behov for arbeidsrettet oppfølging fra NAV.
- Unntaksvis kan NAV godkjenne unntak fra aktivitetsplikten hvis det er dokumentert at arbeidsrettet aktivitet ikke kan gjennomføres på den sykmeldtes arbeidsplass.
Rettighetene til sykepenger
- For å få rett til sykepenger skal den sykmeldte så tidlig som mulig og senest innen 8 uker prøve seg i arbeidsrelatert aktivitet, jf. arbeidsmiljøloven § 4-6 første ledd og folketrygdloven § 8-7 a første ledd, unntatt når medisinske grunner klart er til hinder for slik aktivitet.
- Det kan unntaksvis likevel ytes sykepenger utover 8 uker dersom arbeidsrelaterte aktiviteter ikke kan gjennomføres på arbeidsplassen
Unntak fra aktivitetsplikten
Det kan gis unntak fra aktivitetskravet dersom det er tungtveiende medisinske årsaker til at aktivitet ikke er satt i gang. Dette må dokumenteres av sykmelder senest på 8 ukers tidspunktet. Sykmelder må sende inn en utvidet erklæring (punkt 6.1 i sykmeldingsblanketten).
Det skal ikke sendes inn slik erklæring i tilfeller hvor:
- Den sykmeldte forventes å bli friskmeldt innen kort tid (en til to uker).
- Sykdommen er så alvorlig at en ikke kan regne med at personen blir arbeidsfør igjen.
- Den sykmeldte er innlagt i helseinstitusjon.
Aktivitetskravet kan også unntaksvis fravikes når det dokumenteres av arbeidsgiver at arbeidsrelatert aktivitet ikke kan gjennomføres på den sykmeldtes arbeidsplass.
Dette gjelder for eksempel i små virksomheter med sterkt begrensede tilretteleggingsmuligheter. Også i større bedrifter kan det tenkes tilfeller hvor forholdene gjør det umulig å tilrettelegge for aktivitet. For eksempel kan omplassering av den ansatte til annet arbeid medføre urimelig store ekstrautgifter for arbeidsgiver, i form av reise- og oppholdsutgifter.
NAV foretar en konkret vurdering på bakgrunn av den dokumentasjonen som foreligger fra sykmelder og arbeidsgiver. I noen tilfeller vil det være rimelig å kreve at arbeidsgiver tilrettelegger, på tross av at dette medfører ekstra kostnader. I andre tilfeller kan man ikke kreve at arbeidsgiver gjør dette.
Det forutsettes at unntaksbestemmelsen praktiseres strengt når legen ikke dokumenterer at det av medisinske grunner ikke er til hinder for aktivitet på arbeidsplassen.
Skill mellom situasjonene
I tilfeller der aktivitet ikke er satt i gang og det ikke kan begrunnes med medisinske årsaker, må man skille mellom situasjoner:
- Er det den sykemeldte som uten rimelig grunn nekter å medvirke til avklaring av funksjonsevnen, tilrettelegging av arbeid og arbeidsutprøving?
- Er ikke tilrettelegging mulig ut fra forholdene på arbeidsplassen?
- Eller er ikke arbeidsgiver villig til å tilrettelegge arbeidet?
I førstnevnte tilfeller faller retten til sykepenger bort og sykepenger kan stanses.
Dersom det er arbeidsgivers manglende vilje til tilrettelegging som gjør at arbeidstaker ikke kan prøve seg i arbeidsrelatert aktivitet, kan sykepengene ikke stanses. NAV må i slike tilfeller fortsette å betale sykepenger og samtidig gå i dialog med arbeidsgiver med sikte på å få i gang aktivitet.
Arbeidsgivers plikter
For sykmelder er det ikke alltid lett å vite hva som kan forventes eller kreves av arbeidsgiver når det gjelder tilrettelegging. Samtidig er arbeidsgivers tilretteleggingsmuligheter og tilretteleggingsplikt et nøkkelpunkt i sykefraværsarbeidet. Ikke minst gjelder dette i forhold til gradert sykmelding, men også generelt med tanke på økt krav om nærvær og aktivitet.
De fleste arbeidsgivere ønsker å strekke seg langt for at arbeidstakerne skal kunne være på jobb også når de har helseproblemer, og spørsmålet om tilrettelegging står sentralt i forhold til arbeidsgivers ansvar for å utarbeide oppfølgingsplan og avholde dialogmøte. Men hva er egentlig arbeidsgivers og arbeidstakers ansvar, plikter og muligheter når det gjelder tilrettelegging og oppfølging? Hvordan samhandle med arbeidsgiver og arbeidstaker om dette? Og hva er NAVs bidrag ved tilrettelegging på arbeidsplassen?
Arbeidsgivers plikt til å forebygge
Arbeidsgiver er i arbeidsmiljøloven (aml) gitt en rekke generelle plikter til organisering og tilrettelegging av arbeidet (aml §4–1 og §4–2), blant annet med sikte på å forebygge sykdom og skader blant arbeidstakerne. Disse bestemmelsene gjelder overfor alle arbeidstakere.
Arbeidsgivers plikt til å tilrettelegge ved sykdom
I tillegg har arbeidsgiver en plikt til å følge opp og tilrettelegge individuelt for arbeidstakere med redusert arbeidsevne på grunn av sykdom eller andre helsemessige forhold (aml §4–6 første ledd):
«Hvis en arbeidstaker har fått redusert arbeidsevne som følge av ulykke, sykdom, slitasje e.l., skal arbeidsgiver, så langt det er mulig, iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstaker skal kunne få beholde eller få et passende arbeid. Arbeidstaker skal fortrinnsvis gis anledning til å fortsette i sitt vanlige arbeid, eventuelt etter særskilt tilrettelegging av arbeidet eller arbeidstiden, endringer i arbeidsutstyr, gjennomgått arbeidsrettede tiltak eller lignende.»
Bestemmelsen tar særlig sikte på «tilbakeføring» av sykmeldte arbeidstakere, og arbeidsgiver skal primært sørge for at arbeidstaker kan få beholde sitt vanlige arbeid. Men også tilrettelegging for annet passende arbeid i virksomheten faller inn under bestemmelsen.
Hvilke tilretteleggingstiltak som anses nødvendig, beror på hva den reduserte arbeidsevnen består i (fysiske, psykiske eller sosiale faktorer) og hvilket arbeid det er tale om. Aktuelle tiltak kan omfatte både fysiske forhold, organisatoriske forhold og psykososiale forhold.
Tilretteleggingsplikten gjelder:
- Uavhengig av stillingsgrad, fast eller midlertidig ansettelse og alder.
- Under hele arbeidsforholdet, dvs. at arbeidsgiver har tilretteleggingsansvar uavhengig av hvilken ytelse den sykmeldte mottar (sykepenger eller arbeidsavklaringspenger).
- Uavhengig av om den reduserte arbeidsevnen har sin årsak i arbeidsforholdet eller ikke, men er særlig vidtgående dersom helseplagene har oppstått gjennom utførelsen av arbeidet.
Uansett om den reduserte arbeidsevnen er midlertidig eller av mer varig karakter, men varigheten av den reduserte arbeidsevnen vil være et sentralt moment i vurderingen av arbeidsgivers plikter til tilrettelegging i det enkelte tilfelle.
Tilretteleggingsplikten er vidtrekkende, men ikke absolutt. Plikten innebærer at arbeidsgiver skal iverksette tiltak «så langt det er mulig.» Av betydning vil være:
- virksomhetens art
- virksomhetens størrelse (det kreves mer av en stor bedrift enn av en liten bedrift med små faktiske muligheter til tilrettelegging og omplassering)
- virksomhetens økonomi
- arbeidstakers forhold
Arbeidsgiver må kunne dokumentere forsøk på tilrettelegging og oppfølging, både ved søknad om arbeidsrettede tiltak fra NAV og ved eventuell oppsigelse. Hvis arbeidsgiver er god til å tilrettelegge for arbeidstakeren, vil dette kunne forhindre utstøting fra arbeidslivet og et liv på passive ytelser. Det forventes at arbeidsgiver vurderer om alle tilretteleggingsmuligheter er prøvd for at arbeidstakeren skal fungere på sin arbeidsplass eller et annet sted i virksomheten.
Oppfølgingsplanen
Etter lovendringene 1. juli 2011 skal sykmelder motta kopi av oppfølgingsplanen som skal utarbeides på arbeidsplassen, senest når sykmeldingen har vart i fire uker. Dette vil gi behandler økt kjennskap til hvilken oppfølging og tilrettelegging som foregår. Sykmelder får dermed et bedre grunnlag for å foreta sin funksjonsvurdering.
Oppfølgingsplan
En plan for oppfølging av sykmeldte skal utarbeides av arbeidsgiver i samarbeid med den sykmeldte.
Oppfølgingsplanen for sykmeldte er ment som et verktøy for samarbeid mellom arbeidsgiver og den sykmeldte. Planen må være laget senest innen fire ukers sykmelding. Dette gjelder både ved full og gradert sykmelding. Arbeidsgiver skal sørge for at oppfølgingsplanen formidles til sykmelder så snart den er utarbeidet og senest etter fire uker.
Hva betyr oppfølgingsplanen for sykmelder
Oppfølgingsplanen sendes til sykmelder og må regnes som et viktig beslutningsgrunnlag for videre sykmelding / friskmelding.
Dersom sykmelder innkalles til dialogmøte vil oppfølgingsplanen være et viktig arbeidsdokument.
Innhold i planen
Oppfølgingsplanen skal baseres på en samtale mellom arbeidsgiver og den sykmeldte. Den skal inneholde:
- Beskrivelse av arbeidsoppgaver.
- Vurdering av arbeidsevne.
- Planlagte tiltak i arbeidsgivers regi.
- Tiltak med bistand fra myndighetene.
- Plan for videre oppfølging. En slik oppfølging kan knyttes til samarbeid med sykmeldende lege, bedriftshelsetjeneste eller kontaktpersonen i NAV arbeidslivssenter.
- Dato for ny samtale.
Dialogmøter
Arbeidsgiver har ansvar for å innkalle til og gjennomføre Dialogmøte 1 innen 7 ukers sykefravær både ved gradert og full sykmelding. Den sykmeldte, sykmeldende behandler og bedriftshelsetjenesten skal innkalles. Møtet er en viktig arena for å kunne gjøre avklaringer i forhold til arbeidsmulighet ved sykdom. Oppfølgingsplanen gjennomgås og oppdateres.
Dialogmøte
Dialogmøter er et viktig verktøy for å få sykmeldte tilbake til arbeid.
Møtet skal fungere som en arena for å drøfte arbeidsplassens muligheter for tilrettelegging med utgangspunkt i den sykmeldtes medisinske situasjon. Målet er å finne løsninger på arbeidsplassen som gjør at den sykmeldte kan komme raskt tilbake.
Arbeidsgiver har ansvar for å avholde det første dialogmøtet (dialogmøte 1), mens NAV skal innkalle til dialogmøte 2 og eventuelt dialogmøte 3 ved langtidsfravær.
Et dialogmøte hvor behandler deltar, kan bringe klarhet i spørsmål om hva som er medisinsk mulig og forsvarlig, og slik bidra til større trygghet om valg av løsninger i oppfølgingsarbeidet. Sykmelders deltagelse vil for eksempel gi et bedre grunnlag for vurderingen av behovet for hel eller delvis sykmelding, og bidra til bedre dialog om arbeidsevne og tilretteleggingsbehov. Dialogmøtet har slik en viktig funksjon som møtepunkt mellom bedriftens og helsevesenets oppfølging.
Bakgrunn for, forståelse og presiseringer av lovregler som omhandler dialogmøtet (se faktaboks under) kan finnes i Proposisjon 102 L.
Arbeidsmiljøloven
Folketrygdloven
- 25-3 Gebyr og tvangsmulkt
- 8-7a Dokumentasjon av arbeidsuførhet
- 25-5 Behandlers plikt til å delta i samarbeidsmøter
- 25-2. Arbeidsgiverens plikt til å føre statistikk over sykefravær, utarbeide oppfølgingsplan og gjennomføre dialogmøte
Den sykmeldtes plikter
- straks melde fra til arbeidsgiver ved sykmelding
- samarbeide med arbeidsgiver om å finne løsninger
- samarbeide om oppfølgingsplan
- delta i dialogmøte etter innkalling
- følge veiledning fra NAV
Det er i den sykmeldtes egen interesse at hun eller han medvirker aktivt i prosessen rundt eget sykefravær ved å opplyse om egen arbeidsevne, utarbeide oppfølgingsplan, delta i dialogmøter og være villig til å prøve ut arbeidsevnen i ulike arbeidsoppgaver.
Å være sykmeldt innebærer dessuten at man stilles overfor lovpålagte krav om aktivitet og medvirkning for å komme tilbake i arbeid. Både arbeidsmiljøloven og folketrygdloven har bestemmelser om sykmeldtes medvirkningsplikt.
Arbeidsmiljølovens medvirkningsplikt
Arbeidstaker har en lovbestemt plikt til å bidra i prosessen rundt eget sykefravær, for at arbeidsgiver skal kunne oppfylle sin plikt til individuell tilrettelegging av arbeidet. Det forutsettes at arbeidstaker opplyser om sin arbeidsevne og medvirker aktivt når det gjelder oppfølgingsplan og dialogmøter.
Folketrygdlovens medvirkningsplikt og aktivitetsplikt
Folketrygdloven har klare krav til arbeidstakers aktivitet og medvirkning i prosessen. Det er gitt regler om konsekvenser ved ikke å overholde pliktene.
Medvirkningsplikten innebærer at den sykmeldte må opplyse om egen funksjonsevne. Han eller hun må bidra til hensiktsmessige tiltak for å tilrettelegge arbeidet og for at vedkommendes funksjonsevne blir utredet. NAV kan iverksette sanksjoner i form av stans i sykepengeutbetalingen hvis den sykmeldte ikke oppfyller sin medvirkningsplikt.
Det er også en aktivitetsplikt for at arbeidstaker skal ha rett til sykepenger utover åtte ukers arbeidsuførhet, med mindre medisinske årsaker er til hinder for det.
NAV
NAV kan stanse sykepengene midlertidig hvis aktivitetsplikten ikke er oppfylt. Da må det foreligge saksopplysninger fra sykmelder om at det er medisinsk grunnlag for unntak fra aktivitetsplikten, eller fra arbeidsgiver om at manglende aktivitet skyldes forhold på arbeidsplassen. Sykepenger kan holdes tilbake eller stanses dersom arbeidstaker uten rimelig grunn nekter å ta i mot tilbud om behandling, rehabilitering eller arbeidsrettede tiltak.
- Rundskriv til Folketrygdloven § 8-6 Aktivisering – arbeidstrening
- Arbeidsmiljøloven 2-3 Arbeidstakers medvirkningsplikt
Tilrettelegging
Det er et mål at løsninger skal finnes på arbeidsplassen. For å komme fram til egnede tilretteleggingstiltak, er det en forutsetning at arbeidsgiver og arbeidstaker er i dialog om løsningsmuligheter.
Tilrettelegging av arbeid er aktuelt i mange situasjoner:
- for å forebygge sykmelding
- som alternativ til sykmelding
- for at pasienten kan klare å delta i arbeidsrelatert aktivitet ved sykmelding
Hva er tilrettelegging på arbeidsplassen?
I mange situasjoner kan arbeidsgiver og ansatt finne frem til løsninger uten at pasienten trenger å kontakte helsepersonell. Andre ganger kan sykmelders vurdering være av avgjørende betydning for valg av tilretteleggingsinnsats.
Tilretteleggingen kan være både tilpasning av arbeidsoppgaver, arbeidstid eller arbeidsutstyr, eksempelvis:
- endring av rutiner eller arbeidsfordeling
- endring av arbeidstid
- opplæring eller omskolering
- endring av ansvars- og myndighetsforhold
- tekniske hjelpemidler
- regulerbar arbeidshøyde
- tilpasning av maskiner
- fysisk tilpasning og bygningsmessige endringer
- hjemmekontor
Tilrettelegging kan også handle om grep som gjelder organisatoriske og psykososiale forhold på arbeidsplassen.
Dersom det til tross for tilretteleggingstiltak ikke er mulig for arbeidstaker å beholde sitt vanlige arbeid, skal arbeidsgiver – så langt det er mulig – iverksette tiltak for at arbeidstaker skal kunne beholde eller få et passende arbeid (jf. arbeidsmiljøloven §4–6). I forbindelse med slik omplassering fremgår det av bestemmelsens andre ledd at arbeidstaker og arbeidstakers tillitsvalgte skal tas med på råd før saken avgjøres.
Tillitsvalgte og verneombudets rolle
- Bidra til å gjøre sykefraværsarbeidet til en integrert del av HMS-arbeidet.
- Når det er hensiktsmessig gi den sykmeldte råd og veiledning og bistå arbeidstaker i dialog med arbeidsgiver og bedriftshelsetjeneste.
Bedriftshelsetjenesten og tilrettelegging
Bedriftshelsetjenesten kan bistå på arbeidsplassen i forbindelse med oppfølging av og tilrettelegging for enkeltarbeidstakere. Bedriftshelsetjenesten skal innkalles til dialogmøte 1 og ved behov til dialogmøte 2.
I Arbeidsmiljøloven og «Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning», står det nedfelt om Arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten.
I AML §§ 3-3.Bedriftshelsetjeneste
| (3) Bedriftshelsetjenesten skal ha en fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøspørsmål. |
| (2) Bedriftshelsetjenesten skal bistå arbeidsgiver, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med å skape sunne og trygge arbeidsforhold. |
I forskriftenes § 13-2.Arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten står det bla
§ 13-2.Arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten
Arbeidsgiver skal sørge for at bedriftshelsetjenesten
| e) | bistår i arbeidet med å overvåke og kontrollerer arbeidstakernes helse under hensyn til arbeidssituasjonen og foretar nødvendig oppfølgning, |
f) bistår med individuell tilrettelegging, herunder deltagelse i dialogmøter og utarbeidelse av oppfølgingsplan i henhold til arbeidsmiljøloven § 4-6,
| g) | bistår med informasjon og opplæring om relevant helse-, miljø- og sikkerhetsrisiko og aktuelle tiltak, |
Ny og forenklet IA-avtale for oppfølging av sykmeldte
Ny IA-avtale – Forenklinger i reglene for oppfølging av sykmeldte
- Oppfølgingsplan skal i utgangspunktet utarbeides for alle sykmeldte, men det presiseres at det kan være unødvendig når arbeidstakere er delvis sykmeldt. Forslaget bør innebære færre ”uproduktive” oppfølgingsplaner enn i dag.
- Dialogmøte innen sju uker gjelder i utgangspunktet for 100% sykmeldte. For delvis sykmeldte kun når arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykmelder anser det hensiktsmessig. Endringen vil føre til at det blir holdt færre unødvendige dialogmøter enn i dag.
- Rapportering fra arbeidsgiver til Arbeids- og velferdsetaten etter 9 uker oppheves. Arbeidsgiver skal kunne dokumentere oppfølging for myndighetene ved behov.
- Det presiseres at dialogmøte i regi av Arbeids- og velferdsetaten innen 26 ukers sykmelding kan holdes tidligere dersom en av aktørene krever dette.
- Det presiseres at dialogmøtene først og fremst er en arena for arbeidsgiver og arbeidstaker. Annen kompetanse skal bare trekkes inn når det er reelt behov for det. Krav om at bedriftshelsetjenesten må delta i dialogmøter oppheves.
Ny IA-avtale – Fjerner flere sanksjoner
- Ingen sanksjoner fra NAV overfor arbeidsgivere som ikke følger opp sine plikter.
- Arbeidstilsynet skal fortsatt føre systemrettet risikobasert tilsyn, og vil kunne følge opp med reaksjoner.
- Ingen sanksjoner overfor sykmelder som ikke deltar i dialogmøter.
- Dersom det er behov for reaksjoner, vil dette kunne ilegges av helsemyndighetene etter helsepersonelloven.
- Ingen sanksjoner mot sykmeldere som ikke gjennomfører obligatorisk kurs i sykmeldingsarbeid.
Ny IA-avtale – forsterket innsats for personer med nedsatt funksjonsevne
Lagt til rette for mer effektiv inkludering ved å prioritere unge.
Ny IA- avtale – satser mer på kunnskapsutvikling og forsøk
- Det settes i gang forsøk med en forenklet og avgrenset ordning a la aktiv sykmelding: ”sykmeldt i jobb”, som er avgrenset til 14 dager.
- Det settes av 6 millioner årlig til å drive kunnskapsutvikling og forsøk.
Ny IA-avtale – vektlegger forebygging
- Nytt forebyggings- og tilretteleggingstilskudd for IA-virksomhetene:
- Erstatter dagens tilretteleggingstilskudd og BHT-tilskudd.
TIDLIGERE OG TETTERE OPPFØLGING AV SYKMELDTE
Nye regler fra 1. juli om oppfølging av sykmeldte innebærer endringer både for den som er syk, for arbeidsgivere og for legene. Kravene om tidligere og tettere oppfølging skjerpes. Det gjør også reaksjonene overfor de som ikke følger opp sitt ansvar i sykefraværsarbeidet.
De viktigste endringene er:
- Oppfølgingsplan skal være klar senest innen fire uker
- Dialogmøte skal være gjennomført innen sju uker
- Sanksjoner for manglende oppfølging
Arbeidsgiver skal sørge for nødvendig tilrettelegging slik at en sykmeldt arbeidstaker kan komme tilbake i arbeid helt eller delvis så raskt som mulig. Manglende oppfølging fra arbeidsgiver kan sanksjoneres med gebyr. På samme måte kan lege/sykmelder ilegges gebyr ved uteblivelse fra dialogmøter. Arbeidstaker kan miste retten til sykepenger dersom vedkommende ikke medvirker i oppfølgingsarbeidet. Både arbeidsgiver og arbeidstaker vil bli varslet før sanksjon iverksettes.
Faglig veileder
Den sykmeldtes plikter
- straks melde fra til arbeidsgiver ved sykmelding
- samarbeide med arbeidsgiver om å finne løsninger
- samarbeide om oppfølgingsplan
- delta i dialogmøte etter innkalling
- følge veiledning fra NAV
Det er i den sykmeldtes egen interesse at hun eller han medvirker aktivt i prosessen rundt eget sykefravær ved å opplyse om egen arbeidsevne, utarbeide oppfølgingsplan, delta i dialogmøter og være villig til å prøve ut arbeidsevnen i ulike arbeidsoppgaver.
Å være sykmeldt innebærer dessuten at man stilles overfor lovpålagte krav om aktivitet og medvirkning for å komme tilbake i arbeid. Både arbeidsmiljøloven og folketrygdloven har bestemmelser om sykmeldtes medvirkningsplikt.
Arbeidsmiljølovens medvirkningsplikt
Arbeidstaker har en lovbestemt plikt til å bidra i prosessen rundt eget sykefravær, for at arbeidsgiver skal kunne oppfylle sin plikt til individuell tilrettelegging av arbeidet. Det forutsettes at arbeidstaker opplyser om sin arbeidsevne og medvirker aktivt når det gjelder oppfølgingsplan og dialogmøter.
Folketrygdlovens medvirkningsplikt og aktivitetsplikt
Folketrygdloven har klare krav til arbeidstakers aktivitet og medvirkning i prosessen. Det er gitt regler om konsekvenser ved ikke å overholde pliktene.
Medvirkningsplikten innebærer at den sykmeldte må opplyse om egen funksjonsevne. Han eller hun må bidra til hensiktsmessige tiltak for å tilrettelegge arbeidet og for at vedkommendes funksjonsevne blir utredet. NAV kan iverksette sanksjoner i form av stans i sykepengeutbetalingen hvis den sykmeldte ikke oppfyller sin medvirkningsplikt.
Det er også en aktivitetsplikt for at arbeidstaker skal ha rett til sykepenger utover åtte ukers arbeidsuførhet, med mindre medisinske årsaker er til hinder for det.
NAV kan stanse sykepengene midlertidig hvis aktivitetsplikten ikke er oppfylt. Da må det foreligge saksopplysninger fra sykmelder om at det er medisinsk grunnlag for unntak fra aktivitetsplikten, eller fra arbeidsgiver om at manglende aktivitet skyldes forhold på arbeidsplassen. Sykepenger kan holdes tilbake eller stanses dersom arbeidstaker uten rimelig grunn nekter å ta i mot tilbud om behandling, rehabilitering eller arbeidsrettede tiltak.
| NAV | |
| NAV |
- Rundskriv til Folketrygdloven § 8-6 Aktivisering – arbeidstrening
- Arbeidsmiljøloven 2-3 Arbeidstakers medvirkningsplikt
Arbeidsgivers plikter
- arbeide systematisk med HMS-arbeid for å forebygge sykdom og skade
- følge opp sykmeldte og tilrettelegge for arbeidsaktivitet
- ansvar for å utarbeide oppfølgingsplan
- ansvar for å kalle inn til og gjennomføre Dialogmøte 1
- delta i Dialogmøte 2 etter innkalling fra NAV
- ved behov kommunisere med NAV
Arbeidsgiver og arbeidstaker er hovedaktørene i sykefraværsarbeidet. Arbeidsgiver har et særlig ansvar her, både gjennom å fokusere på det forebyggende arbeidet med helse, miljø og sikkerhet (HMS) i virksomheten og ha ansvar for å tilrettelegge og følge opp sykmeldte arbeidstakere.
Arbeidsgiver oppfordres til å ha interne prosesser i bedriften, slik at både ansatte og mellomledere kjenner bedriftens sykefraværspolicy og har en klar forståelse for muligheter for tilrettelegging ved sykdom.
Tilrettelegging
Arbeidsgiver har ansvar for at arbeidsmiljøet er forsvarlig, og for å tilrettelegge arbeidsforholdet til den enkelte arbeidstakers forutsetninger og livssituasjon. Tilretteleggingsplikten er omfattende, og arbeidsgiver har en særlig tilretteleggingsplikt ved arbeidsrelatert sykdom. Arbeidsgiver skal gjennomføre utprøving av funksjonsevnen på arbeidsplassen i samarbeid med arbeidstaker.
Oppfølgingsplan
Når en arbeidstaker er sykmeldt, skal arbeidsgiver ta initiativ til at det lages en oppfølgingsplan, senest innen 4 ukers sykmelding. Planen skal beskrive hva som skal til for at den sykmeldte kan være helt eller delvis i arbeid. Kopi av oppfølgingsplan skal sendes sykmelder.
Last ned mal og veiledning til arbeidsgivers og arbeidstakers oppfølgingsplan (nav.no)
Arbeidsgiver har ansvar for å innkalle til og gjennomføre Dialogmøte 1 innen 7 ukers sykefravær, både ved gradert og full sykmelding. Den sykmeldte selv, sykmeldende behandler, og bedriftshelsetjenesten skal innkalles.
men også her kan sykmelder bli innkalt.
Retten til å skrive legeerklæringer som grunnlag for trygdeytelser kan falle bort hvis legen unnlater å følge reglene for sykmelding.
NAVs rolle
NAV har en rekke oppgaver knyttet til sykefraværsarbeid og ved oppfølging av den enkelte sykmeldte. Oppgavene innebærer samhandling med behandler, arbeidsgiver og andre.
NAV har også oppgaver og ansvar på mer overordnet plan, som å følge opp politiske beslutninger på sykefraværsområdet, implementere nytt regelverk og sørge for opplæring og informasjon til aktuelle aktører i sykefraværsarbeidet.
NAV har ansvar for
- Motta og prosessere sykmeldinger fra behandlere – både elektroniske og papirversjoner (for de som har unntak fra forskrift om elektronisk innsending) i NAVs administrative systemer.
- Oppfølging ved merknad til NAV fra behandlende lege.
- 8 ukers stoppunkt – er aktivitet mulig? Dokumentert unntaksårsak?
- Eventuelt behov for kontakt med bruker eller arbeidsgiver.
- Gi råd til sykmeldte arbeidstakere og følge opp personer uten arbeidsgiver.
- Dialogmøte 2 – Nav har ansvar for å kalle inn og gjennomføre møtet.
- Dialogmøte 3 – Nav har ansvar for å kalle inn og gjennomføre et slikt tredje dialogmøte dersom det anses hensiktsmessig.
- Vurdere mulige tiltak/virkemidler fra NAV gjennom hele sykmeldingsåret.
- Bidra til sykefraværsopplæring av helsepersonell, bidra til å gjennomføre Lokale møteplasser, i et samarbeide med lokal legeforening.
- Bidra med rådgivning og veiledning overfor arbeidsgivere og andre gjennom NAVs Arbeidslivssentre, Hjelpemiddelsentraler, andre spesialtjenester i NAV og gjennom Arbeidsgivertelefonen.
- Følge opp politiske beslutninger innen sykefraværsområdet og utarbeide plan for implementering av nytt regelverk.
- Endring av sykefraværsblankettutforming, inkludert datatekniske endringer.
- Sørge for informasjon til EPJ-leverandører.
- Informasjon og opplæring til fastleger og andre sykmeldende behandlere.
- Informasjon og opplæring innad i NAV/til veiledere.
- Informasjon til befolkningen.
- Følge sykefraværstallene nasjonalt/statistikk og utarbeide systematisk tilbakemeldingsstatistikk til sykmeldende behandlere.
Arbeidstilsynets rolle
Arbeidstilsynet fører tilsyn med at Arbeidsmiljølovens bestemmelser etterleves i virksomhetene. Loven har bestemmelser om arbeidsgivers tilretteleggingsplikt, en plikt som er vidtrekkende. Arbeidstilsynet har også bestemmelser om bransjer som er pålagt å ha bedriftshelsetjeneste og om organisering av og oppgaver for bedriftshelsetjenesten.
| Kilde: Helsedirektoratet | |
Kilde: Helsedirektoratet |
Vernetjenesten i Kristiansund 